Opis oferty:
W COI nie mamy owocowych czwartków, za to zapewniamy atrakcyjne wynagrodzenie i dbamy o dobrą atmosferę pracy. W dodatku robimy coś ważnego: budujemy systemy, które ułatwiają korzystanie z usług publicznych. Jesteśmy „tymi od mObywatela”. Ty też możesz mieć m.in. w nim swój udział!
Zakres obowiązków:
- Aktualizacja procedur związanych z obsługą kancelaryjną oraz z obiegiem dokumentów (w szczególności: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwum zakładowego) - Prowadzenie szkoleń (dla pracowników) z przepisów kancelaryjnych i elektronicznego zarządzania dokumentacją
- Wsparcie pracowników/udzielanie bieżącego instruktarzu z zakresu obiegu dokumentów, prowadzenia spraw (w tym właściwego doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt) oraz obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
- Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników, w tym poprawnością (kompletnością, terminowością) prowadzonych spraw/teczek
- Konsultowanie z koordynatorem czynności kancelaryjnych wszelkich nieprawidłowości i problemów związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw. Proponowanie oraz wspólne opracowywanie rozwiązań
- Testowanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w związku z aktualizacjami do nowszych wersji/wprowadzaniem nowych funkcjonalności
- Koordynacja i nadzór nad aktualizacjami uprawnień w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją
- Realizacja zadań z zakresu archiwizacji i brakowania dokumentów, w szczególności:
a) współpraca z komórkami organizacyjnymi (udzielanie instruktażu zgodnie z procedurami COI tj. Instrukcją Kancelaryjną oraz Instrukcją Archiwalną) w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji w celu przekazania do archiwum zakładowego,
b) weryfikacja oraz przejmowanie od komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego właściwie przygotowanej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji,
c) kompleksowa organizacja procesu niszczenia dokumentacji (w tym typowania do zniszczenia, uzyskania stosownych zgód itp.)
Poszukiwane kompetencje:
- Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny lub wykształcenie uprawniające do pracy na stanowisku archiwisty
- Praktyczna znajomość przepisów kancelaryjnych (w szczególności: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego)
- Umiejętność klasyfikowania dokumentacji w ramach haseł klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
- Doświadczenie w pracy związanej z obsługą korespondencji/dokumentacji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), mile widziane w instytucji w której podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest EZD
- Doświadczenie w tworzeniu procedur związanych z obsługą kancelaryjną (tj. instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego) oraz innych procedur związanych z obiegiem dokumentów w organizacji
- Doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym
- Znajomość tematyki RODO
- Bardzo dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
- Duża dokładność, skrupulatność i systematyczność
- Samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania
- Znajomość pakietu MS Office (w szczególności MS Word, MS Excel, MS Outlook)
CENTRALNY OŚRODEK INFORMATYKI
ALEJE JEROZOLIMSKIE 132-136
02-305 WARSZAWA
Oferujemy:
- praca w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
- stabilna i bezpieczna organizacja, odporna na zawirowania na rynku pracy
- zatrudniamy na podstawie umowy o pracę
- nowoczesne i komfortowe biuro blisko Dworca Zachodniego
- bezpłatny parking podziemny, w którym zostawisz swój samochód, motocykl, rower, hulajnogę…
- elastyczne godziny pracy, zaczynasz dowolnie między 7:00 a 10:00
- możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
- szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
- do 95% dofinansowania do studiów
- jasna ścieżka kariery, możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
- praca z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
- panuje u nas atmosfera wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu w biurze możesz pracować razem ze swoim czworonożnym przyjacielem
PREMIE I BENEFITY
- dodatkowe wynagrodzenie roczne
- premie uznaniowe
- premia na Boże Narodzenie
- dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”
- dodatkowy, płatny czterotygodniowy urlop po trzech latach pracy w COI
- dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
- 2 dni w roku na wolontariat
- dofinansowanie do wyjść integracyjnych
- karta Multisport w ramach kafeterii MyBenefit
- pakiet medyczny
- ubezpieczenie na życie
- dofinansowanie do okularów (600 zł na pierwszą oprawkę, 300 zł na kolejną)
$ads={2}
$ads={1}